Il contesto in cui si trova a operare la pubblica amministrazione in generale e il comparto del welfare in particolare in questi anni è un contesto rappresentato da una contrazione continua dei budget da un lato e la richiesta di mantenere o addirittura migliorare il livello di servizio erogato dall’altro. Un contesto senza dubbio sfidante, sfida che è stata pienamente raccolta da Quin che con la sua business unit JFC (Just For Care) si rivolge al mondo della sanità con la proposta a valore rappresentata dalla rielaborazione e declinazione in questo particolare settore di best practice storicamente adottate in ambiti operations.
È su queste basi che l’Azienda Sanitaria n.5 della Bassa Friulana ha ritenuto di affidarsi all’intervento consulenziale fornito da Quin-JFC per la revisione in particolare di due processi considerati critici dal management dell’Azienda:
- La logistica e l’approvvigionamento di farmaci e beni economali
- La programmazione del blocco operatorio
Nel primo caso l’occasione e la necessità di rivedere i processi di approvvigionamento e delle attività logistiche correlate è coinciso con l’adesione della struttura ai servizi centralizzati regionali di acquisto e distribuzione: il “magazzino unico regionale” (DSC). In questa circostanza si è evidenziata la necessità di massimizzare la performance di tutto il sistema logistico, traendo il massimo beneficio dalle economie di scale derivate dall’hub regionale. L’obiettivo di garantire l’efficacia degli investimenti e delle risorse riferibili ai magazzini interni all’azienda è stato reso ancor più complicato per la natura “territoriale” dell’azienda che ingloba due ospedali (Palmanova e Latisana), diverse strutture di Distretto (Cervignano, S.Giorgio di Nogaro…), case di riposo e un pronto soccorso con una “domanda” assolutamente stagionale (il presidio di Lignano Sabbiadoro). In altre parole: si tratta di governare una rete logistica piuttosto complessa, mantenendo livelli di servizio d’eccellenza. Il modello di gestione proposto da Quin è pertanto emerso da un lungo lavoro di analisi, sintesi e simulazione di diverse configurazioni di rete logistica e livelli di stock distribuito: simulazioni rese possibili grazie ad evoluti strumenti e algoritmi (modelli di System Dynamics). All’ottimizzazione ha fatto seguito un processo di change management orientato all’adeguamento della struttura organizzativa e l’introduzione di strumenti informativi che potessero supportare il nuovo processo e garantissero in modo proattivo l’aderenza delle decisioni quotidiane con le scelte strategiche individuate (sistemi di Inventory Management e Business Intelligence forniti dal partner Atomos). L’applicazione di questo percorso progettuale ha potuto garantire all’azienda il conseguimento di savings economici dell’ordine del centinaio di migliaia di euro annuali.
La seconda direttrice progettuale ha visto la revisione del processo di programmazione dei blocchi operatori degli ospedali di Palmanova e Latisana. L’analisi però ha abbracciato un perimetro più ampio partendo da un Value Stream Mapping: un’approfondita analisi dei processi a valore, dal percorso del paziente candidato a un intervento di chirurgia elettiva fin dal suo “arruolamento” passando per la fase di analisi diagnostica, dell’intervento, della conseguente degenza e dimissione. Questa fase – che ha visto la partecipazione di tutte le componenti professionali (il comparto chirurgico, anestesiologico e infermieristico) – ha permesso di individuare degli interventi mirati che a “costo zero” garantissero miglioramenti in termini di efficienza dell’intero flusso. Per quanto riguarda la programmazione dell’impiego della sala operatoria, risorsa pregiata in relazione alle figure altamente qualificate che impegna, sono state adottate prassi operative finalizzate all’aumento del livello di utilizzazione della stessa, l’introduzione di sistemi informatici (Schedulatore) a supporto dei decisori e cruscotti di monitoraggio (Business Intelligence) per le analisi da parte della direzione.
Il progetto ASS n.5, come altri in analoghi contesti, ha rilevato l’effettiva efficacia e necessità dell’adozione in contesti sanitari, ferme restando le specificità cliniche, di approcci e tecniche considerati “tradizionali” nel mondo manifatturiero: Quin-JFC si propone ed è ormai riconosciuto come un “ponte” fra questi due mondi.
