Nello scenario internazionale della quarta rivoluzione industriale, la digital transformation rappresenta un elemento chiave per la competitività e il successo di ogni azienda e permette di snellire i processi rendendoli più agili ma allo stesso tempo più controllabili. Per ottimizzare tutte le attività di un’organizzazione e il raggiungimento dei suoi obiettivi di business, è fondamentale adottare una metodologia strutturata che preveda un’accurata attività di analisi orientata al miglioramento dei processi aziendali.

“Il successo di un’azienda si esprime nella ricerca di un’integrazione profonda ed efficiente delle attività svolte dalle diverse unità organizzative verso il miglioramento globale dell’offerta dei prodotti e dei servizi al cliente/utente – scrivono Brimson e Antos, due autorevoli studiosi di management americani. – La capacità di raggiungere e sostenere nel tempo il successo richiede, pertanto, il miglioramento continuo di tutte le attività e di tutti i processi gestionali e non soltanto delle componenti materiali e tangibili del servizio che viene proposto al cliente”.  

L’analisi dei processi aziendali, che anticipa le azioni di miglioramento dei processi di business, permette di far emergere criticità, aree di perfezionamento e potenzialità dell’organizzazione ed è fondamentale per definire un piano strategico e operativo di intervento basato su processi, tecnologie e organizzazione, i tre elementi chiave dell’approccio consulenziale di Quin.

“È importante migliorare l’efficienza e l’efficacia degli indicatori – spiega Luca Comello, Head of Business Consulting Quin –, e quindi è essenziale saper adottare la metodologia di analisi dei processi aziendali più proficua in base al contesto. Ogni giorno siamo impegnati proprio in questo: offrire alle organizzazioni le nostre competenze e conoscenze per individuare la soluzione migliore per loro, alla luce della situazione in cui operano e per far sì che raggiungano con profitto i loro obiettivi”.

La digital maturity in Italia, Europa e nel mondo

La trasformazione tecnologica 4.0 è un passaggio chiave dell’evoluzione e del mantenimento della competitività di un’azienda ed è strettamente connessa al tema della maturità digitale (digital maturity o digital readiness), definita dall’Istat come “l’investimento in infrastrutture digitali non come obiettivo a sé ma come condizione per ottimizzare i flussi informativi all’interno dell’impresa, con effetti positivi in termini di efficienza e competitività”.

Il percorso di evoluzione di un’azienda orientato alla digitalizzazione comincia proprio con il Digital Maturity Assessment, un’analisi che valuta il grado di maturità digitale dell’organizzazione: molta strada c’è ancora da fare in Italia in questo senso, come rivela l’indagine Istat “Digitalizzazione e tecnologia nelle imprese italiane”.

Infatti, nonostante il 16,6% delle aziende del nostro Paese abbia adottato almeno una tecnologia tra IoT, realtà aumentata o virtuale, big data e automazione avanzata, solo il 3,8% delle imprese italiane è già nella fase di digital maturity. Un dato in linea con la media europea, come rivela uno studio della IDC, la prima società mondiale di consulenza IT, secondo cui 7 organizzazioni su 10 faticano a raggiungere la maturità digitale, pienamente ottenuta solo dal 4% delle aziende in Europa.

A livello mondiale invece è Singapore il primo paese per digital maturity, seguito da Lussemburgo e Stati Uniti secondo il report “Digital Readiness Index” di Cisco, dove l’Italia si colloca al 35° posto su 141, preceduta da Cile, Polonia e Portogallo.

Quali metodologie per l’analisi dei processi aziendali

Valutare la maturità digitale di un’organizzazione, nel contesto operativo delle organizzazioni italiane, consente anche di definire quali metodologie applicare per l’analisi e il miglioramento dei processi aziendali. Un’efficace analisi dei processi aziendali può infatti essere condotta utilizzando metodologie molto innovative e basate sui dati come il Process Mining o altre più tradizionali basate sui concetti e le tecniche di Business Process Management (BPM).

Un esempio di Maturity Model utile a questo scopo è il Digital Maturity Assessment, un modello proprietario di Quin basato su una serie di questionari digitalizzati, che permette di valutare il livello di sviluppo di processi, tecnologie e organizzazione di un’azienda, considerando al contempo la complessità dell’ambiente in cui opera e il modello di business adottato

Se i processi sono poco strutturati e informatizzati e non ci sono quindi dati affidabili da analizzare, è necessario fare ricorso a interviste e osservazioni sul campo, ad esempio affiancandosi agli operatori che inseriscono un Ordine di Vendita, impostano una commessa, lanciano un Ordine di Produzione, effettuano una spedizione, ecc.

Se invece il livello di maturità è più alto, è possibile rivolgersi al Process Mining, un metodo basato sui dati in grado di generare una mappatura dei processi aziendali molto dettagliata. Questa metodologia all’avanguardia permette anche di controllare le performance dei processi, individuare anomalie e rilevarne tempestivamente le cause, grazie all’analisi dei log applicativi. Diversamente dalle tecniche di analisi dei processi aziendali tradizionali basate su interviste e osservazioni, questo approccio utilizza dati oggettivi provenienti dai sistemi informativi e produce evidenze istantanee e analisi in tempo reale. In pratica, il Process Mining è in grado di fornire un “gemello digitale” delle operazioni e dei processi aziendali che possa essere adeguatamente analizzato da diverse angolature nell’ottica del raggiungimento degli obiettivi di business dell’organizzazione.

Il Process Mining. Un metodo d’avanguardia diffuso a livello globale

Per migliorare la propria competitività sul mercato, un’azienda è chiamata a lavorare sulla digitalizzazione dei processi, e questo richiede una profonda e accurata attività di analisi. Non è quindi sorprendente che il Process Mining sia considerato uno dei trend a più alto tasso di innovazione e sia sempre più richiesto dalle aziende in tutto il mondo. A livello globale infatti i dati dello studio di ABBYY State of Process Mining and Robotic Process automation mostrano che il 65% delle organizzazioni sta attualmente utilizzando il Process Mining per monitorare i processi o è nelle prime fasi di adozione di questa metodologia – in particolare nel settore dei servizi (banche, assicurazioni…). La classifica è guidata dalla Francia, dove questo metodo è già utilizzato dal 78% delle imprese, a cui seguono USA, UK e Germania. Possiamo certamente affermare che, dalla nostra esperienza nel mondo industriale italiano, i numeri sono più limitati nel nostro Paese, anche se si registra un trend positivo e un costante aumento di interesse per il tema.

La sua progressiva diffusione è data da una crescente consapevolezza delle organizzazioni, che riconoscono l’importanza di una migliore gestione dei processi aziendali e di quanto un approccio passivo alla loro comprensione comporti un alto rischio di inefficienza. Tra i processi che più beneficiano di questo metodo, come anticipato, ci sono il financial planning, la customer experience, il decision making in ambito logistico e l’IT service management.

Come abbiamo visto, tutte queste metodologie hanno un unico obiettivo: quello di migliorare la competitività di un’organizzazione agendo sugli indicatori chiave in relazione al modello di business. I nuovi processi – agili e digitalizzati – devono essere al servizio di questo obiettivo.

Il lavoro di Quin, al fianco delle aziende, consiste nell’individuare la soluzione più adatta in base alla complessità del contesto e al livello di maturità dell’organizzazione, utilizzando sia approcci basati sul Business Process Management, sia metodologie innovative come il Process Mining.