In un mercato in cui i tempi di consegna sono sempre più rapidi, anche l’aspettativa del cliente si trasforma progressivamente e rispettare scadenze sempre più stringenti può diventare un problema per l’azienda che deve fare i conti con la gestione dei mancanti.

Una Supply Chain non ottimizzata e condizioni di shortage dei materiali, infatti, possono far lievitare notevolmente le tempistiche di evasione ordine, aspetto che può incidere negativamente sulla competitività di un’organizzazione sul mercato.

Quest’aspetto può diventare ulteriormente critico per le imprese in cui il prodotto viene realizzato e personalizzato sulla base delle specifiche richieste del cliente. In questo caso la difficoltà principale per l’azienda che si occupa di assemblaggi e trasformazione è avere a magazzino materie prime e componenti in quantità sufficiente per rispondere alle più svariate e immediate esigenze dei clienti.

Davanti a situazioni impreviste, che si tratti di ordini in tempi ridotti o di inefficienze di produzione dovute a scorte mal gestite, le aziende si trovano a dover affrontare situazioni complesse. Due sono le strade che normalmente vengono percorse: la prima, la più rapida, è quella della reazione alla mancanza dei materiali; la seconda, invece, è quella della prevenzione, che punta non solo a risolvere l’emergenza cronica ma a prevenire, appunto, futuri problemi simili, trasformando le criticità in risorse per il lungo periodo.

L’approccio preventivo richiede interventi a livello di pianificazione della domanda e dell’approvvigionamento e porta vantaggi su diversi fronti, da quello economico a quello delle tempistiche. Spesso però questa strada non è di così semplice attuazione: introdurre cambiamenti profondi e strutturali nelle dinamiche aziendali richiede una consulenza professionale capace di guidare l’impresa lungo il processo e garantire risultati soddisfacenti e misurabili.

Vediamo più nello specifico le due modalità di gestione dei mancanti per comprendere meglio come agire in un’ottica di miglioramento continuo e di ottimizzazione dei processi.

Gestione mancanti: reagire agli imprevisti. Una soluzione di breve periodo

Trovare una soluzione immediata a un problema e cercare di risolverlo al meglio per soddisfare il cliente è una reazione comune alla maggior parte delle aziende, che però si trovano a lavorare costantemente sull’emergenza, dovendo intervenire spesso con soluzioni costose e che hanno effetti solo sul brevissimo periodo e non sono strutturali.

Gli imprevisti sono fisiologici: possono accadere in ogni momento, a prescindere da quanto l’azienda sia brava a pianificare perché le previsioni sono semplicemente imperfette. Scarti in produzione, problemi di approvvigionamento, ritardi nelle consegne o ancora, se pensiamo a due eventi imprevedibili che appartengono alla nostra storia recente, una pandemia o il blocco di una nave container nel canale di Suez.

Saper reagire prontamente e affrontare situazioni critiche rappresenta quindi una capacità importantissima. Nel caso di imprevisti a livello di disponibilità di materiali, per esempio, è fondamentale individuare tempestivamente i mancanti, valutare gli impatti e fare in modo di avere già non uno, ma più di un “piano B” da mettere in campo. Situazioni come queste richiedono, infatti, una grande attitudine al problem solving e una buona dose di creatività.

Nonostante la prontezza di risposta però non sempre le cose si risolvono positivamente. Senza un’attenta pianificazione e prevenzione problemi simili rischiano di ripetersi e le aziende di farsi trovare ancora una volta impreparate.

Prevenire con la pianificazione. Un approccio virtuoso per vantaggi di lungo periodo

Un imprevisto coglie sempre di sorpresa, ma lavorare con la consapevolezza che possa accadere in ogni momento può trasformarsi in un’opportunità da cogliere per attuare efficaci interventi di miglioramento continuo attraverso un’accurata pianificazione della produzione.

Se da un lato non è possibile sapere quando e in che modo accadranno eventi estemporanei, dall’altro sono tantissime le informazioni in possesso alle aziende che permettono di ottenere, grazie all’ausilio di tecniche quantitative (statistica) e qualitative (esperienza), utilissime previsioni di vendita. Prevedere bene tutto ciò che è prevedibile è quindi il primo passo.

Importantissimo poi è posizionare bene lo stock, intervenendo sugli “oggetti” giusti e dimensionare correttamente sia i livelli target sia la scorta di sicurezza. Monitorare poi costantemente lo stato delle giacenze e attuare attente politiche di replenishment.

Per evitare di trovarsi impreparati quindi è necessario definire, sviluppare e adottare un piano di prevenzione con il supporto di esperti del settore. Per comprendere a fondo l’importanza di affidarsi a un partner competente prendiamo in esame due progetti realizzati da Quin nel settore arredo e design.

La società di consulenza e soluzioni tecnologiche ha accompagnato due aziende nell’implementazione di un processo di ottimizzazione della supply chain, puntando a una migliore gestione del magazzino e a un piano efficace di logistica dei materiali.

Diminuzione dei mancanti per una Supply Chain ottimizzata. Due casi di successo firmati Quin

Quadrifoglio Sistemi d’Arredo è una realtà italiana di mobili per ufficio la cui criticità principale era coniugare la necessità di fornire un’ampia gamma di prodotti con quella di lavorare su una linea di produzione standard, capace di integrare un flusso funzionale di gestione dei mancanti. Gli obiettivi fissati all’inizio della collaborazione con Quin erano ambiziosi: individuare con anticipo le situazioni critiche, strutturare un piano principale di produzione ottimizzato in base alle regole date e implementare un piano di lavoro omogeneo ed efficace.

Dopo un’iniziale fase di analisi che ha permesso di individuare le criticità e un accurato processo di reingegnerizzazione, Quin è intervenuta con un approccio consolidato nel tempo migliorando i processi, valorizzando i professionisti che li gestiscono e introducendo strumenti tecnologici di supporto.

Il risultato del progetto Quadrifoglio Sistemi d’Arredo è stato un netto miglioramento della tardiness media nell’evasione degli ordini cliente pari a una diminuzione del 29,2%, unito a una riduzione del tempo necessario per gestire i mancanti e a un calo dei tempi di individuazione delle criticità in termini di materiali e di capacità produttiva (15 ore settimanali in meno). A tutto questo si è aggiunto anche un risparmio economico dato dalla riduzione dei costi di acquisto e di quelli connessi alle spedizioni mancate o parziali. Oggi l’Azienda lavora in modo più rapido, ordinato ed efficiente, ottimizzando costi e tempistiche.

Un successo che Quin ha replicato anche con Stosa Cucine, realtà leader nel settore dei mobili cucina, la cui Supply Chain era costantemente messa sotto stress da solleciti urgentissimi ai fornitori, rischi di rallentamenti nella produzione e nelle consegne, uniti a inefficienze nella catena di montaggio date da una gestione dei mancanti troppo laboriosa. L’intervento di Quin anche in questo caso si è concentrato sullo sviluppo di un piano di prevenzione orientato a reattività e proattività per migliorare il flusso dei materiali in ingresso.

Stosa Cucine, con il supporto di Quin, è riuscita a ridurre i mancanti alle liste di prelievo del 40% e di recuperare 14 ore alla settimana delle risorse dell’ufficio acquisti razionalizzando il tempo utilizzato per l’individuazione dei mancanti e gestendo meglio le scorte di sicurezza. Sono diminuiti anche i costi di acquisto e quelli connessi a spedizioni parziali, a fronte invece di un notevole miglioramento della gestione delle risorse interne.

“La progettazione, lo sviluppo e l’introduzione di un piano di previsione orientato a una migliore gestione dei mancanti introdotti da Quin ha permesso alle due aziende clienti non solo di ottimizzare il planning di produzione, migliorare la gestione delle scorte e di aumentare il grado di soddisfazione del cliente – spiega Stefano Rigonat, Head of Operations Consulting di Quin – ma anche di razionalizzare tempi e processi di produzione, oltre a risparmiare risorse economiche e valorizzare la risorsa più importante di un’organizzazione, quella rappresentata dalle persone. Oggi entrambe le realtà, compresa l’importanza di “operare in prevenzione”, sono in grado di fornire un servizio migliore ai propri clienti e si presentano come soggetti maggiormente competitivi nel loro settore di riferimento”.