Spesso definiti con la dizione inglese Key Performance Indicator (KPI), gli indicatori di performance aziendali sono strumenti di misurazione delle prestazioni che aiutano nella valutazione del successo o dell’efficacia di un’attività svolta da un’azienda. In pratica, gli indicatori di performance aziendali aiutano a definire, e quindi misurare, i progressi compiuti verso un determinato obiettivo. I KPI possono essere utilizzati sia per valutare le prestazioni complessive di un’azienda sia le prestazioni dei singoli dipartimenti.

Cos’è e perché serve la misurazione delle performance aziendali

La misurazione delle performance aziendali è indispensabile non solo per evidenziare risultati conseguiti, ma anche per mettere in luce le criticità e indicare le possibili azioni che hanno generato i risultati stessi, confrontando che le attività operative siano in linea con le decisioni strategiche pianificate.
La misurazione delle performance può dunque avere sia una funzione di diagnosi, per monitorare i risultati conseguiti e correggere le variazione rispetto agli obiettivi (in una logica di feed-back), sia di tipo interattivo, per coinvolgere i responsabili delle decisioni a livello aziendale nella eventuale revisione delle ipotesi operative iniziali così da cogliere nuove opportunità o rispondere in modo tempestivo a sfide impreviste.
In passato la misurazione delle performance aziendali si limitava a confrontare i risultati economici ottenuti con quelli programmati in una proiezione di breve periodo, limitandosi al perimetro aziendale. I KPI nascono, invece, per la misurazione oggettiva delle performance aziendali in un mondo aperto (che richiede un’ottica comparativa con l’esterno) e la necessità di lavorare anche su tempi più lunghi.

La selezione degli indicatori di performance aziendali

Selezionare il giusto KPI non è però sempre facile. Non esiste un sistema univoco su cui basare la scelta degli indicatori di performance aziendali. Ce ne sono infatti di diversi tipi, ma in genere rientrano in quattro categorie: riduzione dei costi, miglioramento delle entrate, velocizzazione del tempo di ciclo di un processo e maggiore soddisfazione del cliente.

Queste sono le categorie dei KPI più comuni ed efficaci. Sono testati nel tempo e forniscono solidi valori misurabili che dimostrano l’efficacia con cui un’azienda sta raggiungendo i suoi obiettivi di business.

Anche se generalmente si è portati a prendere in considerazione i KPI standard del settore, è più importante puntare su quei KPI che sono più rilevanti per una specifica azienda e per gli obiettivi a cui si sta lavorando.

Scegliere gli indicatori di performance aziendali giusti

Lo scopo principale degli indicatori di performance aziendali è di migliorare le prestazioni di un’organizzazione. I KPI consentono di supportare decisioni per apportare modifiche velocemente con interventi basati su elementi oggettivi (come dati e osservazioni) ai processi interni che potrebbero essere sottoperformanti e offrono anche informazioni cruciali su produttività, finanze, vendite e marketing. Questi risultati, però, si ottengono solo se si selezionano i KPI giusti per la propria azienda. La scelta degli indicatori di performance aziendali adeguati è il primo passo verso un miglioramento quantificabile, ma prima di muoversi in tale direzione è necessario considerare diversi aspetti. Di seguito sono riportati alcune strategie che permettono di selezionare i KPI perfetti.

Indicatori di performance aziendali e obiettivi

Dato che i KPI aiutano a misurare i progressi ottenuti nel conseguimento di determinati obiettivi, occorre avere un’idea molto chiara di ciò che si desidera veramente raggiungere. Solo impostando obiettivi precisi è possibile definire i propri KPI. Pertanto, quando decidete di definire gli obiettivi per la vostra attività, dovete concentrarvi su dati concreti o solidi, per esempio: “Aumentare le vendite del 20% nei prossimi 12 mesi” o “Migliorare il tasso di conversione del 5% nei prossimi 6 mesi” e così via. Oltre agli obiettivi aziendali, come incrementare la quota di mercato o avere un più efficace piano di produzione, dovete anche stabilire obiettivi chiari per team e singoli, come migliorare la gestione degli ordini, degli acquisti o del magazzino. Questo aiuta i vostri dipendenti a lavorare di più per raggiungere le cifre esatte in un determinato periodo di tempo.

Selezionare indicatori di performance aziendali pertinenti

È necessario scegliere le misure di prestazione che possono offrire informazioni dettagliate sui progressi compiuti dalla propria attività in un determinato periodo di tempo. Questo progresso è sempre relativo a un obiettivo aziendale e quindi è necessario assicurarsi che i KPI siano allineati con tale obiettivo. Quando si parla di processi produttivi, se l’obiettivo è di ridurre i tempi di attraversamento, i KPI possono, ad esempio, considerare il tasso di impiego della manodopera, l’indice di saturazione delle macchine usate, il tasso di difettosità del materiale da lavorare o il numero di ordini da evadere in un lasso di tempo.

Le domande per scegliere gli indicatori di performance aziendali

Per scegliere gli indicatori KPI allineati agli obiettivi, è necessario porsi alcune precise domande:

• Qual è lo scopo della mia attività?
• Che cosa desidero ottenere nel prossimo anno fiscale?
• Come potrò sapere di aver raggiunto i miei obiettivi?
• Riesco a rispondere in modo adeguato ai bisogni dei miei clienti?
• Come potrò misurare se i target produttivi che hanno giustificato determinati investimenti saranno stati raggiunti?
• Utilizzo in modo efficace le risorse economiche oppure gli sprechi sono troppo alti?

Una volta risposto a queste domande, sarete in grado di scegliere gli indicatori veramente importanti per la vostra azienda.

KPI esempi pratici in alcune aree aziendali

Di seguito forniamo alcuni esempi di KPI per diverse aree aziendali che nel loro insieme (opportunamente combinati) possono concorrere a indicare la performance aziendale nel suo complesso.
Nel campo della produzione alcuni esempi pratici di KPI possono essere l’Overall Equipment Effectiveness (OEE): il numero di pezzi lavorati per turno e il numero di rilavorazioni al giorno, il tempo tra il rilascio dell’ordine e l’emissione della merce, tempo medio attrezzaggio per impianto, il totale allarmi per centro di lavoro, il margine di efficienza per prodotto/operatore, ecc.
Nel campo della logistica interna alcuni esempi pratici di KPI possono essere: l’indice di rotazione del materiale e quello di consistenza magazzino, l’incidenza della movimentazione interna, il costo di stoccaggio, gli indici di scorte di sicurezza e punti di riordino, ecc.
Nel campo del servizio assistenza clienti alcuni esempi pratici di KPI sono: il numero di chiamate al giorno, la durata media della conversazione, il numero di risposte esaustive, il numero di reclami dei clienti elaborati al giorno, ecc.

Pochi indicatori di performance aziendali, ma buoni

Si potrebbe scegliere di avere decine (se non addirittura centinaia) di parametri da misurare. Questo però può portare a disperdersi e a perdere di vista lo scopo delle misure. Bisognerebbe invece concentrarsi sulle metriche chiave. Nella maggior parte dei casi, il numero ideale dei KPI da usare è compreso tra 5 e 10 KPI.
Da sottolineare poi che, a seconda della fase di crescita della propria azienda (start-up o di grandi dimensioni), alcune metriche saranno più importanti di altre.

Indicatori di performance aziendali e tipi di aziende

Le start-up si concentrano in genere su metriche relative alla convalida del loro modello di business. Le grandi aziende (o le società che sono già ben consolidate sul mercato) tendono a concentrarsi su parametri quali il costo di un’acquisizione e il valore della “vita commerciale” di un cliente. Spesso, invece, si trascurano aspetti essenziali, come per esempio ottenere una maggiore efficienza produttiva, aumentare la capacità di effettuare pianificazioni basandosi sull’andamento della domanda o definire i tempi per effettuare manutenzioni preventive al fine di limitare al massimo la possibilità che si abbiano fermi macchina.

Indicatori di performance aziendali: meglio lagging o leading?

Tutti gli indicatori posso essere riuniti in due categorie: lagging e leading. La differenza tra un lagging KPI e un leading KPI è che il primo dice “com’è stato” e l’altro “come sarà”. Gli indicatori leading non sono necessariamente migliori degli indicatori lagging ma non si dovrebbe mai dimenticare la differenza tra i due.

Gli indicatori lagging misurano il risultato di qualcosa che è già accaduto. Per esempio, vendite totali nell’ultimo mese, numero di nuovi clienti oppure ore di servizio rese. Questo è un ottimo tipo di metrica per misurare i risultati, poiché si concentra esclusivamente su quanto già avvenuto.

Gli indicatori leading misurano gli input, i progressi e la probabilità di raggiungere un obiettivo in futuro. Questo tipo di metrica serve come misura di ciò che verrà. Per esempio, il traffico di un sito, i tassi di conversione, il tempo di opportunità di vendita e l’attività di un rappresentante di vendita.

Tradizionalmente, la maggior parte delle aziende punta sull’uso di indicatori lagging. Uno dei motivi principali è perché questo parametro è più facile da misurare, poiché gli eventi si sono già verificati. Tuttavia, l’analisi di indicatori leading permette di ottenere un’efficace pianificazione della produzione, potendo definire un piano principale di produzione con visibilità su materie prime, semilavorati e prodotti finiti e allocare le capacità delle risorse in reparto in base agli ordini.

Successo fa rima con indicatori di performance aziendali

Qualsiasi azienda ha degli obiettivi. E il suo successo, ma anche la sua crescita, sono strettamente legati al raggiungimento di tali obiettivi. Gli indicatori di performance aziendali rivestono un ruolo importante nell’ottenimento dei risultati prefissati perché permettono di valutare e spiegare come un’azienda progredisce verso i suoi obiettivi. Siano questi legati all’ottimizzazione della produzione o della supply chain oppure alla razionalizzazione delle risorse, o al marketing. Va da sé che non esiste praticamente alcun limite al numero di KPI che possono essere usati come utili indicatori. Ma la scelta non può essere casuale, deve essere effettuata in base al tipo di azienda, degli obiettivi che si intendono raggiungere e del settore in cui si opera.