Perché buttarsi verso la digitalizzazione dei processi aziendali? L’efficace funzionamento dei processi – snelli, agili, ma anche rigorosi quando serve – è l’elemento chiave per la redditività aziendale. Molto spesso nuove iniziative a livello di prodotto o mercato, ancorché promettenti, non ottengono i risultati attesi per via del mancato adeguamento dei processi operativi; per lo stesso motivo aziende che operano in mercati maturi faticano a crescere oltre una certa soglia. I modelli di business e i processi devono parlare la stessa lingua, ed evolvere insieme.

Partendo dal presupposto che le aziende hanno una certa difficoltà non tanto nell’implementare le soluzioni ma nel definire le priorità di intervento, Quin ha messo a punto un’efficace metodologia strutturata per la digitalizzazione dei processi aziendali. L’obiettivo è aiutare le organizzazioni a definire le priorità in relazione alla loro maturità, ma anche al ritorno degli investimenti. Si tratta di una metodologia che può essere applicata a tutti i processi di business e che permette di analizzarli per poi migliorarli.

Digitalizzazione dei processi aziendali, da dove partire

Il punto di partenza è sempre l’analisi per individuare le criticità e le aree di miglioramento, cui segue il progetto di trasformazione vera e propria che può riguardare il ridisegno del processo, l’inserimento di soluzioni tecnologiche e la formazione del personale, ovvero i tre pilastri integrati (processi, tecnologie, organizzazione) che contraddistinguono l’approccio consulenziale di Quin.

Digital Maturity Assessment per i processi aziendali

L’intervento operativo prevede l’impiego di metodologie strutturate basate su alcuni prodotti messi a punto da Quin. Il primo è il Digital Maturity Assessment, modello proprietario di Quin che permette di valutare la maturità digitale dell’azienda considerando al contempo la complessità dell’ambiente in cui opera e il modello di business adottato; premesse queste necessarie per disegnare la roadmap digitale di miglioramento secondo i canoni di Industry 4.0. Il Digital maturity assessment è un maturity model basato su una serie di questionari digitalizzati che vanno a mappare lo stato e il livello di sviluppo di processi, tecnologie e organizzazione all’interno di un’azienda, in un reparto, una divisione o nella sua interezza. Si tratta di un tool snello e veloce che permette di ottenere risposte oggettive con rapidità (3-4 settimane al massimo nel caso di un processo di media complessità). L’assessment permette non solo di individuare le azioni concrete di miglioramento; ma anche di indicare le aree di intervento secondo un ordine di priorità.

Gli step verso la digitalizzazione dei processi aziendali

Vediamo nel dettaglio i tre step di analisi del Digital Maturity Assessment:

1. Il primo step condotto da Quin è un’analisi del modello di business dell’azienda per capire rapidamente il contesto in termini di proposta al mercato, di relazioni commerciali, di processi produttivi e operations.
2. Il secondo step, che è l’elemento differenziante del maturity model di Quin, riguarda la misurazione del livello e del tipo di complessità che un’azienda è chiamata a fronteggiare. Si tratta di un aspetto chiave. Il livello di complessità da gestire (espressa in termini percentuali) indica il livello di sviluppo necessario all’interno dell’organizzazione. La tipologia di complessità (strutturale, cioè legata al numero degli elementi; delle relazioni, cioè legata alle interconnessioni tra gli elementi; oppure emergente, cioè legata alle dinamiche in atto nel settore/mercato o internamente) indica se è prioritario intervenire sui processi, sulle tecnologie o sull’organizzazione.
3. Il terzo step prevede la misura in percentuale del livello di sviluppo di processi, tecnologie e organizzazione per l’area o le aree aziendali oggetto di indagine (per es. l’area Marketing&Sales, l’area del Project Management, l’area della Programmazione o della Produzione, oppure l’intera azienda o una specifica Business Unit). Questo viene messo in relazione con il modello di business dell’azienda e la complessità e dall’incrocio delle variabili si ottiene una matrice in grado di evidenziare visivamente le maggiori criticità e di generare conseguentemente una roadmap di azioni da intraprendere con le relative priorità.

Sostenibilità e digitalizzazione dei processi aziendali

In un contesto in cui le aziende diventano sempre più attente e attive rispetto a tematiche ambientali, sociali e di sostenibilità e in cui la resilienza diventa una inedita fonte di vantaggio competitivo si inserisce il secondo prodotto di Quin, ovvero il proprio framework di proprietà Sustainability & Resilience Readiness, che è in grado di calcolare l’indice di sostenibilità di un’organizzazione o dei suoi investimenti e di definire le azioni necessarie per migliorarlo.

In questo percorso vengono indagati tre tipi di sostenibilità: economica (gli impatti di un’organizzazione sulle condizioni economiche dei suoi stakeholder e sui sistemi economici a livello locale, nazionale o globale), ambientale (gli impatti dell’organizzazione sui sistemi naturali viventi e non, compresi gli ecosistemi) e sociale (ovvero l’impatto dell’organizzazione sui sistemi sociali nell’ambito dei quali essa opera). Questo secondo maturity model può essere utilizzato in abbinamento al Digital Maturity Assessment o anche da solo, se un’azienda ha già un’idea delle sue aree di criticità e vuole indagare solo la sostenibilità dei suoi processi o delle sue iniziative.

Anche in questo caso si ottiene una roadmap che, in base alle criticità emerse, definisce le azioni migliorative da intraprendere secondo aree e ordine di priorità di intervento.

L’analisi dei dati per la digitalizzazione dei processi aziendali

In taluni contesti e nell’analisi di alcuni processi in particolare, Quin fa ricorso anche al Process Mining Add-On, un modulo proprietario sviluppato dai suoi Data Scientist costituito da una metodologia avanzata di analisi basata sui dati e da un software dotato di algoritmi di intelligenza artificiale.

In questi casi la mappatura del processo viene arricchita dall’analisi dei dati presenti all’interno dei sistemi informatici in uso in azienda (come per esempio l’ERP). Il Process Mining Add-On permette di ricostruire i processi reali adottati all’interno dell’organizzazione e di spingersi a un livello di dettaglio estremamente elevato evidenziando i casi in cui si verificano deviazioni significative rispetto alla norma.

Digitalizzare i processi di business

La metodologia di analisi fin qui descritta viene modulata sulla base della complessità dei processi da analizzare, in modo da fornire agli analisti di Quin gli input necessari per progettare nel dettaglio i nuovi processi operativi, che devono essere agili ed evolutivi ma rigorosi, aperti al miglioramento continuo, e idonei per un’immediata e rapida informatizzazione. Questi elementi, pur se con sfumature diverse in virtù del settore o mercato in cui opera l’azienda, rappresentano condizione fondamentale per un progetto di trasformazione e digitalizzazione.

Digitalizzazione dei processi: lo standard internazionale utilizzato

Oltre ai due prodotti appena descritti, per progettare in dettaglio il modello “to be”, Quin fa ricorso al Business Process Model and Notation (BPMN), lo standard internazionale per disegnare processi di business che ha il vantaggio di poter essere automatizzato grazie a software sempre più economici in grado di costruire e diffondere all’interno dell’organizzazione dei workflow che nascondono la loro complessità dietro a un’apparente semplicità per l’utente. Dimentichiamoci quindi le procedure cartacee, oggi i processi re-ingegnerizzati e a valore viaggiano su computer e mobile e consentono alle aziende di analizzare i dati in tempo reale e agire più rapidamente.

Fin qui la dimensione tecnica e informatica. Questa non va però a discapito della dimensione umana. L’approccio che contraddistingue Quin è la capacità di disegnare i processi insieme al cliente e soprattutto di testarlo su casi reali, partendo da progetti e team pilota per poi scalare al resto dell’organizzazione. Oltre ai vantaggi economici che si traducono in recupero di efficienza e aumento delle marginalità, questi progetti costituiscono dei passaggi importanti per la crescita culturale dell’organizzazione e l’upskilling e reskilling del personale.