Ottimizzazione delle risorse e riduzione degli sprechi con il Lean Project Management

17 Giugno 2021
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Zero sprechi, massimizzazione dei profitti, dei tempi e delle risorse. Ottimizzazione totale dell’intero processo produttivo, realizzando ciò che è essenziale solo e quando è necessario e utilizzando al meglio manodopera, materiali, attrezzature e spazi. Ecco in sintesi i vantaggi della Lean Production o produzione snella, una metodologia nata in Giappone attorno agli anni Cinquanta negli stabilimenti Toyota, per diffondersi poi in tutto il mondo automotive e venire in seguito adottata a livello internazionale anche in altri settori industriali. Dalla Lean Production al Lean Project Management il passo è breve.

I principi di questo metodo, infatti, possono essere applicati con successo anche alla gestione di progetto attraverso il Lean Thinking teorizzato da James P. Womack e Daniel T. Jones: i due studiosi hanno proposto una generalizzazione del metodo Toyota, rendendolo applicabile ad ambiti industriali diversi attraverso l’adozione di un mindset, il pensiero snello, che definiscono come “un potente antidoto contro gli sprechi”.

Nello specifico della gestione di progetto, l’approccio Lean funziona alla perfezione, come hanno rilevato Glenn Ballard e Gregory A. Howell all’inizio degli anni Duemila: nei loro studi, infatti, hanno dimostrato come i progetti possano essere assimilati a sistemi di produzione temporanei, mantenendo intatte le proprie caratteristiche essenziali. Quando i progetti sono organizzati secondo questo modello orientato alla massimizzazione del valore per il cliente e alla minimizzazione degli sprechi, possono a tutti gli effetti essere definiti Lean Projects e la loro gestione quindi rappresenta un processo di Lean Project Management, che conterrà in sé tutti i principi illustrati in precedenza.

Lean Project Management: cos’è e com’è strutturato

Vediamo i fondamentali dell’approccio Lean al Project Management partendo dal primo principio, la definizione del valore: è essenziale innanzitutto identificare con precisione il prodotto o servizio di cui necessita il cliente e per cui è disposto a pagare che, nell’ambito del Project Management, si traduce in un’analisi dell’intero ciclo di vita del progetto e delle sue fasi; fasi che, pur essendo essenziali per noi, potrebbero non risultare tali per il cliente e quindi andrebbero eliminate o ridotte snellendo così quello specifico passaggio.

Il secondo principio riguarda il flusso di valore. Utilizzando una Value Stream Map è possibile rilevare tutti i flussi all’interno del progetto, definendoli attraverso una classificazione: attività che creano valore, attività necessarie anche se non generano valore e attività che non sono né necessarie, né generano valore. Questo principio del Lean Project Management permette di ottenere un miglioramento generalizzato e continuo nel tempo dell’intero processo.

Dopo l’assessment iniziale è importante assicurarsi che i deliverable del progetto scorrano con continuità nell’intero ciclo di vita, considerando che un’interruzione del flusso o un ostacolo si traduce in un’inefficienza, ma anche che, una volta individuata la non conformità, sarà possibile eliminarla, perfezionando perciò il processo.

Il principio successivo riguarda il passaggio dall’approccio Push a quello Pull: è il cliente che deve “tirare” il servizio e non l’organizzazione a spingerlo. Un aspetto, quest’ultimo, che in ambito Project Management è di per sé garantito, grazie alle attività in ambito marketing che si occupano dell’analisi della domanda e delle strategie ad essa connesse. A questo però si aggiunge un secondo aspetto più complesso da sviluppare e che richiede un’attenzione particolare: il servizio si deve attivare solo e quando il cliente lo richiede.

L’intero processo è costantemente implementabile, grazie all’ultimo principio, orientato alla ricerca della perfezione e quindi al miglioramento continuo: l’applicazione della metodologia Lean applicata al Project Management, portando alla luce gli sprechi, è in grado di ridurli, generando un aumento costante di performance e qualità. Inoltre, nelle organizzazioni in cui il livello del Project Management è molto elevato, i processi risultano standardizzati e quindi applicabili a ogni tipo di progetto a prescindere dagli obiettivi. Questa standardizzazione, con le sue caratteristiche di ripetitività e misurabilità, costituisce una solida base su cui avviare con successo processi di miglioramento continuo.

I risultati di un’attività di Lean Project Management basata sui principi che abbiamo illustrato si traducono in numerosi vantaggi per l’azienda: diminuzione dei costi totali, riduzione dei tempi, maggiore produttività o efficienza, migliore qualità del prodotto o del servizio finale, portando a una maggiore soddisfazione del cliente.

Quin, il partner chiave per un progetto di Lean Project Management di successo

Ottenere miglioramenti visibili e misurabili per un’azienda è fondamentale e decidere di affidarsi a un partner altamente professionale, con esperienza nel campo del Lean Project Management è la scelta migliore per avere la garanzia di raggiungere questi obiettivi.

Negli anni QUIN ha accompagnato aziende di diversi settori lungo percorsi di miglioramento dei processi aziendali attraverso una metodologia distintiva che prevede di operare sulle tre componenti che concorrono in modo sinergico al raggiungimento del risultato:

  • migliorare i processi
  • potenziare l’organizzazione valorizzando i professionisti che li gestiscono
  • introdurre adeguati strumenti supporto

Per un’importante azienda del settore Furniture & Design – dove QUIN negli anni ha costruito un importante parco di referenze – l’intervento della società di business engineering ha permesso di migliorare i processi di gestione, orientando le risorse interne verso attività a maggior valore aggiunto, riducendo di conseguenza le inefficienze ed evitando così che queste andassero a incidere sul costo finale del prodotto o creassero potenziali conflitti tra le diverse aree dell’organizzazione.

Il progetto è stato strutturato in due diverse fasi. La prima ha visto un assessment preliminare basato sul Maturity Model proprietario QuinNext, volto ad analizzare la situazione dell’azienda, la complessità dei progetti che venivano gestiti e le priorità. In seguito il focus si è spostato sullo sviluppo di un Project Management Framework dedicato, una metodologia ibrida Waterfall e Agile che ha permesso di definire linee guida e fornire strumenti operativi essenziali che hanno garantito una gestione ottimale dei progetti nell’ottica del miglioramento continuo.

Scopri nel dettaglio come nasce un percorso di Lean Project Management di successo nel case study QUIN: “Ridurre gli sprechi con il Project Management. Il progetto Moroso”.

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