Riunioni infinite, discussioni dispersive e poche decisioni prese. Disallineamenti tra le strategie adottate in azienda. Piani finanziari e report confusi con informazioni e dati sconnessi. Imprevisti da gestire che rubano spazio a una pianificazione accurata ed efficace. Scelte aziendali basate su una “navigazione a vista”, in cui la visione di lungo periodo è fagocitata dalle necessità quotidiane. Queste sono solo alcune delle criticità che ostacolano il miglioramento continuo e che rischiano di generare sprechi, ritardi e malfunzionamenti in un’organizzazione.

Prendersi il tempo di mettere a punto un piano di Sales & Operations Planning (S&OP), una metodologia di Supply Chain Management che rappresenta un totale cambio di paradigma in un’impresa, significa scegliere di passare da una pianificazione di brevissimo periodo a una pianificazione di medio periodo.

Questo processo di gestione integrato coinvolge gli attori direzionali ed esecutivi dell’azienda, permettendo loro di realizzare continuativamente attività di focus, allineamento e sincronizzazione di tutte le funzioni aziendali. In questo modo il management può orientare in chiave strategica il proprio business per raggiungere i vantaggi competitivi desiderati.

Come è organizzato il Sales and Operation Planning?

Il SOP è un meeting a cadenza definita – mensile o trimestrale – che si apre con un’analisi della situazione attuale su diversi fronti alla presenza di tutte le funzioni di vendita, marketing, acquisti, planning, production e finance dell’organizzazione. Nel corso dell’incontro sulla base della domanda attesa di mercato (ordini + previsioni) si definisce un piano di produzione che tenga presente i volumi di output desiderato e dal quale deriva un piano di risorse, che considera i fabbisogni produttivi sul medio e lungo periodo come impianti, manodopera e trasporti, tale piano si relaziona nel modo condiviso durante il meeting all’altro importante output del S&OP: il piano di vendita, che comprende i volumi di vendita da perseguire e la progettazione del livello di servizio.

Durante la riunione è importante ad esempio fissare i target da raggiungere, individuare i KPI di riferimento relativi alle performance dei vari dipartimenti, valutare l’attendibilità delle previsioni di vendita e tutte le variabili dei vari settori, in modo da poter redigere un piano d’azione generale, che coinvolga tutte le funzioni aziendali presenti in questo momento di confronto integrato, che può effettivamente ed efficacemente contribuire al raggiungimento dei goal dell’organizzazione.

Il Sales and Operation Planning è sempre preceduto da una fase di “pre-SOP meeting” a carico della pianificazione centrale, uno step chiave in cui ci si occupa preventivamente dell’organizzazione dei dati, della verifica delle informazioni da condividere, dell’individuazione di eventuali criticità e della preparazione di scenari alternativi. Questo passaggio organizzativo e di sintesi permette di poter dedicare l’intero incontro di Sales and Operations Plannig esclusivamente alla fase decisionale e di pianificazione, ottimizzando tempi e risorse.

S&OP: obiettivi e vantaggi di un processo virtuoso

Il processo di Sales & Operations Planning costituisce un’occasione di incontro e confronto tra tutte le funzioni dell’azienda e attiva la collaborazione tra il leadership team e il top management ed è un appuntamento che permette di migliorare il lavoro di squadra, generando un processo decisionale integrato: grazie all’ottimizzazione dei singoli processi delle funzioni coinvolte nel meeting in sinergia, aumenta l’efficienza operativa e strategica complessiva.

Inoltre, il S&OP ha il vantaggio di favorire lo scambio di informazioni essenziali tra la divisione vendite e quella di Supply Chain, generando un’integrazione operativa tra le diverse funzioni, che permette di ripianificare ed eventualmente ridefinire i piani operativi dove necessario, oltre a generare una visione di medio e lungo periodo condivisa da tutte le parti.

Un successo in questa fase di pianificazione si traduce in effetti positivi a cascata: dall’incremento di produttività, a una migliore organizzazione del lavoro in relazione alle necessità variabili della produzione date dalle fluttuazioni della domanda, aumentando di conseguenza il livello di soddisfazione del cliente.

S&OP process flow. Un approccio per organizzazioni di ogni settore

Per un’azienda di qualsiasi dimensione e settore il S&OP è fondamentale e per ottenere il massimo da questo processo è importante essere in grado di prevedere la domanda del mercato. Per un’acciaieria sarà essenziale definire ad esempio quali saranno le richieste dei mercati tra due anni e quali materie prime serviranno, mentre per un’azienda del settore automotive sarà tanto importante individuare i nuovi modelli da sviluppare e i volumi per ogni tipo, quanto stabilire se la capacità di output dei fornitori sarà adeguata.

“Avere un processo strutturato e organizzato di previsione della domanda costituisce un valore aggiunto per ogni organizzazione, – spiega Stefano Rigonat, Head of Operations Consulting QUIN – una capacità che si traduce in un vantaggio competitivo sia per la riduzione dei costi, sia per l’aumento della qualità del servizio”.

Per raggiungere questi obiettivi però è necessario poter contare su competenze specifiche e tecnologie che possano semplificare il processo di analisi. Ecco perché una realtà come QUIN, grazie alla profonda conoscenza dei processi, delle tecnologie informatiche e del trattamento dei dati, può affiancare in modo efficace le organizzazioni nel processo di pianificazione aziendale e di innovazione. Una volta completata la fase di implementazione e formazione, le aziende potranno poi essere autonome nell’attuazione dei processi di S&OP.