La gestione delle commesse e la pianificazione e il controllo dei processi ad essa connessi sono fasi senz’altro determinanti nel successo di un’azienda. Questo è il centro nevralgico dell’operatività per le aziende che operano in modalità Make-To-Order, perché coinvolge in un unico percorso tre delle aree cardine del business: commerciale, progettazione e Operations. Senza un buon controllo di gestione sulle commesse le aziende rischiano di depauperare il margine operativo, dissipandolo tra perdite di tempo, errori, informazioni confuse e lavori duplicati.

Per tal motivo un’azienda moderna non può prescindere dall’implementazione di un processo strutturato e condiviso di gestione della commessa in grado di garantire qualità operativa, efficienza reddituale e risultati tangibili. Grazie all’ausilio delle tecnologie fornite dalla Digital Transformation, è inoltre possibile digitalizzare il processo: è questa indubbiamente la strada maestra per ottenere un vantaggio competitivo nell’attuale contesto di mercato.

Processo di gestione della commessa: cosa significa?

Gestire una commessa è un processo equiparabile ad un viaggio: c’è una meta da raggiungere (la soddisfazione del cliente), c’è un’automobile che consuma benzina (le risorse umane e materiali impiegate) e ci sono degli orari da rispettare (le tempistiche). Come in ogni viaggio, poi, ci sono tappe intermedie da raggiungere, ostacoli improvvisi da superare e valutazioni in itinere da effettuare.

Fuor di metafora, i prodotti, sistemi, moduli o servizi oggetto della fornitura nascono da requisiti più o meno esplicitati dal cliente, che vengono poi convertiti in informazione digitale (specifiche tecniche, layout, progetti) fino a trasformarsi in deliverable fisici al termine del processo produttivo, spesso accompagnati da servizi erogati sul campo come l’installazione, la posa, il collaudo, ecc. Nel mezzo si sovrappongono attività di pianificazione, di analisi dei costi, di valutazione qualitativa, in cui intervengono più risorse aziendali e diverse professionalità. Per fare in modo che il viaggio si concluda con la massima soddisfazione possibile è necessario avere un trait d’union digitale in grado di integrare dati, procedure, risorse e obiettivi; un software che si riveli come un filo di Arianna utile per muoversi nel labirinto del progetto con visione globale e sempre aggiornata.

Come pianificare e gestire le commesse

Pianificare e gestire una commessa è un processo ampio e complesso. Innanzitutto perché la produzione su commessa si differenzia dalla produzione in serie. Se nella seconda assistiamo ad un processo standardizzato in grado, potenzialmente, di replicare un prodotto per un numero molto alto di volte, nella produzione su commessa invece ci si confronta con richieste specifiche del committente alla ricerca di un prodotto su misura.

Non solo, molte imprese che imboccano la strada della customizzazione si trovano generalmente a gestire commesse di diversa estrazione, ognuna con le sue esigenze produttive e con un obiettivo finale eterogeneo. Questo si traduce nella necessità di mantenere una visione a 360° su pianificazione quotidiana delle attività, professionalità coinvolte e obiettivi da raggiungere per singola commessa.

Una efficace pianificazione della commessa nasce ancor prima della sua nascita, e in particolare dalla fase di preventivazione. Una delle criticità maggiori che i nostri consulenti riscontrano presso i clienti è la difficoltà di dialogo tra chi si occupa del preventivo e chi poi prende in mano la commessa per pianificarla e portarla avanti. Molto spesso c’è un vero e proprio solco tra questi due mondi. È invece necessario creare un ponte che, pur mantenendo le inevitabili differenze in termini di linguaggi e livelli di dettaglio, faccia sì che l’offerta accettata dal cliente abbia già la struttura della commessa.

A partire dal contratto stipulato con il cliente e dall’ordine di vendita, è quindi possibile creare il budget di commessa, che tenga conto degli articoli di fornitura, dei materiali da acquistare o produrre, delle ore del personale interno, ecc.

All’avvio delle attività la commessa comincerà a consumare risorse, alimentando quindi il consuntivo. Un attento monitoraggio dello scostamento tra budget e consuntivo, alimentato da dati “certificati”, consente di massimizzare la marginalità della commessa.

I vantaggi del controllo di gestione della commessa

Gestire e pianificare le commesse attraverso la digitalizzazione dei processi è un’attività in grado di generare enormi vantaggi. Il più importante è sicuramente la possibilità di avere una visione d’insieme e sempre aggiornata di ogni singola commessa, in qualsiasi momento. Suddividendo il progetto in macro e micro-fasi è poi possibile conseguire numerosi ulteriori benefici: rapida identificazione delle criticità e loro risoluzione, riduzione del numero di errori, riduzione dei costi legati alle non conformità o a penali per ritardi di fornitura, e minor dispersione di informazioni nei processi decisionali e operativi.

Gestione commessa e digital transformation: il caso di successo Marmi Vrech

Per comprendere al meglio l’importanza di implementare dei corretti processi di gestione delle commesse analizziamo il caso dell’azienda Marmi Vrech, uno dei progetti di successo realizzati da QUIN. Marmi Vrech è una realtà di respiro internazionale con sede a Cervignano del Friuli (UD) che si occupa di produzione di marmi per l’arredo di alta gamma. La sua clientela è generalmente rappresentata da clienti operativi nei settori navali (yacht e mega yacht), residenziali, retail e museali. Per mantenere un alto standard competitivo Marmi Vrech sta investendo molte risorse nella digital transformation, implementando soluzioni tecnologiche innovative e lavorando sul consolidamento della propria cultura aziendale digitale.

Le criticità e gli obiettivi del progetto Marmi Vrech

Per conseguire questi scopi si è reso necessario ripensare l’intera strutturazione dei processi in ottica digitale, dalla gestione delle commesse per arrivare alle strategie commerciali, passando, come ovvio, da tutte le attività di pianificazione della produzione. L’operatività precedente, per quanto ben impostata, era improntata sull’utilizzo di software di produttività individuale che comportavano criticità ben note al Management aziendale: duplicazione o perdita dei dati, stress organizzativo, inefficienza nell’uso delle risorse, poca visibilità dei processi alla Direzione. Il tutto con un’inevitabile conseguenza: un maggior rischio di conflitto tra le aree aziendali.

L’intervento di QUIN si è concentrato sulla re-ingegnerizzazione e digitalizzazione dei processi aziendali, con l’intento di raggiungere questi obiettivi primari:

• Garantire una maggiore visibilità dell’intera filiera di approvvigionamento;
• Migliorare la comunicazione con il committente, soprattutto riguardo allo stato avanzamenti lavori;
• Ottimizzare la capacità decisionale, introducendo specifici processi e strumenti analitici;
• Monitorare con più efficacia le attività di progettazione e fabbricazione, con lo scopo di verificare con più attenzione performance e rispetto dei budget.

Il progetto realizzato insieme a QUIN

Il progetto di re-ingegnerizzazione e digitalizzazione è stato suddiviso in 5 fasi sequenziali: una prima fase di valutazione di processi, tecnologie e organizzazione aziendale e a seguire la progettazione e implementazione di un sistema di gestione commessa, la progettazione e implementazione del sistema MES, la progettazione e implementazione del CRM (Customer Relationship Management) e la progettazione e implementazione del sistema per la preventivazione.

Un progetto di ampio respiro quindi, quello implementato da Quin; in questo articolo ci soffermeremo però sui processi di gestione della commessa. In tale ambito l’intervento di digitalizzazione è stato corposo e ha previsto diversi step di intervento. Il primo passo è stata la definizione e introduzione di una metodologia condivisa di scomposizione delle commesse (WBS – Work Breakdown Structure). Questa soluzione ha permesso così a Marmi Vrech di suddividere tutte le commesse in macro e micro-fasi coerenti, per favorirne un controllo più preciso e capillare.

Successivamente si è passati all’implementazione di un sistema informatico pensato per offrire ai Project Manager uno strumento ideale per valutare in modo strutturato ogni attività della commessa: costi, tempi di attuazione, approvvigionamento di materiali, eventuali criticità, SAL di fatturazione. Un sistema informatico comunicante con l’ERP e il MES, in grado pertanto di ricevere da questi ultimi i dati a consuntivo di acquisti e ore di progettazione e produzione, fornendo così ai Project Manager viste in real time sulle criticità e sulla marginalità attesa di commessa.

I risultati raggiunti

L’opera di digitalizzazione della gestione commesse ha portato benefici tangibili all’operatività quotidiana di Marmi Vrech. Secondo stime dell’azienda stessa, i tempi relativi all’offerta e all’inserimento della commessa sono diminuiti del 40%, grazie all’automatizzazione delle procedure di offerta e al passaggio automatico da offerta a commessa. Allo stesso tempo l’efficienza interna è migliorata, con una riduzione del 18% dei tempi di ricerca di dati e informazioni e del 25% in relazione ai tempi di gestione delle richieste di modifica. Miglioramenti evidenti in grado di garantire maggiore competitività all’azienda e rafforzando la cultura digitale e il commitment dei dipendenti, aspetti sempre più determinanti nel moderno ecosistema imprenditoriale.