Obiettivi
L’introduzione delle tecniche di Project Management in Moroso, brand internazionale leader nel design, nasce dall’esigenza di migliorare l’efficienza nella gestione dei progetti, riducendo costi e tempi di realizzazione e migliorando il clima interno di collaborazione. “Ci siamo rivolti a Quin per affrontare l’introduzione in azienda del nuovo sistema di gestione documentale“, ricorda Gianpaolo Climelli, responsabile IT di Moroso e promotore dell’introduzione del Project Management in azienda, “Lo scopo era di rendere le procedure di aggiornamento fluide e veloci, per arrivare alla pubblicazione e alla condivisione dei documenti, ad esempio con la forza vendita e il canale retail, in tempo prima di eventi commerciali importanti quali le fiere.”
Le macro fasi di progetto
L’introduzione di metodologie di Project Management in una organizzazione prevede tipicamente due macro fasi, una di analisi o assessment e una di implementazione.
La fase di assessment
Consiste nel fotografare e comprendere la situazione dell’organizzazione as is. Lo scopo è di individuare le criticità e le aree di intervento, che verranno trattate nella fase successiva secondo un criterio di priorità – la cosiddetta roadmap di intervento. Questa fase ha visto i consulenti Quin affiancare il team di Moroso nella raccolta di dati e informazioni attraverso l’utilizzo del QuinNext, il maturity model sviluppato da Quin proprio per individuare le azioni di miglioramento in area Project Management.
I punti di forza di QuinNext
QuinNext nasce dall’esperienza di Quin che ha voluto aggiungere delle funzionalità in più ai tipici modelli di assessment. La sua caratteristica è di mettere in correlazione il livello di sviluppo delle attività di project management dell’azienda analizzata rispetto alla complessità dei progetti gestiti. E’ proprio da questo confronto che emergono le criticità e le aree di miglioramento, che vengono poi implementate nella fase successiva.
L’ implementazione del progetto
Dopo la fase di assessment, è iniziata la fase di implementazione e di affiancamento al personale dell’azienda, dal team leader ai vari responsabili allo scopo di imparare a usare le metodologie del Project Management.
Si tratta di un passaggio particolarmente delicato: non basta individuare la migliore soluzione possibile per gestire meglio un progetto o flusso di lavoro, è importante che l’organizzazione apprenda e faccia proprie le metodologie operative per replicarle in futuro, anche in contesti diversi.
Gli strumenti di lavoro
- il Project Charter, per autorizzare l’esistenza di un progetto e per indicarne il responsabile
- il Work Breakdown Structure, l’albero che visualizza le attività di progetto
- il Gantt di progetto, per gestire la pianificazione temporale di progetto
Il GANTT è da considerarsi il punto di arrivo per l’implementazione del Project Management, perché è un cruscotto che in maniera sintetica e immediata permette di:
- formalizzare le attività da svolgere
- individuare gli owner delle attività
- definire i tempi di lavorazione e di presentazione degli output
Risultati e conclusioni
“Il progetto è durato circa 7 mesi e ci ha permesso apprendere un metodo efficace per lavorare in team quando si tratta di raggiungere obiettivi in tempi ridotti. Il Project Management ci ha fatto comprendere anche l’importanza dell’assunzione di responsabilità, del rispetto dei ruoli, dei tempi di lavoro per arrivare all’obiettivo con minor carico di stress”, spiega Gianpaolo Climelli, “Dopo questo progetto pilota, siamo riusciti ad estendere approccio e strumenti di Project Management a diversi contesti aziendali, ricavandone dei benefici in termini di efficienza”.
