In un mercato globale sempre più digitalizzato, rapido ed esigente, la presenza di processi di business agili, snelli, performanti e controllati può rappresentare la chiave del successo di un’organizzazione.

All’interno del nostro blog abbiamo già trattato l’importanza dell’analisi dei processi aziendali per il raggiungimento degli obiettivi e l’aumento della competitività sul mercato. Oggi vogliamo approfondire ulteriormente questo tema che rappresenta una delle sfide più grandi di ogni organizzazione. In particolare, ci concentreremo sulle metodologie e gli strumenti a disposizione di un’azienda per mappare e modellare i processi aziendali e identificare così punti di forza e di debolezza delle singole procedure operative in ottica di un miglioramento continuo. 

Business Process Mapping: origine e significato della mappatura dei processi

Più complessi sono i processi, maggiore è la necessità di mapparli e più evidente, quindi, è il vantaggio di farlo secondo standard ampiamente utilizzati. Non dovrebbe perciò sorprendere il fatto che le prime organizzazioni ad avvertire l’esigenza di standardizzare i diagrammi di fossero proprio le grandi fabbriche.

La mappatura dei processi trova la sua prima origine nel 1921, quando due pionieri dell’ingegneria industriale, Frank e Lillian Gilbreth, presentarono Process Charts, First Steps in Finding the One Best Way to Do Work.

Esattamente cento anni dopo la pubblicazione di Frank e Lillian Gilberth, il titolo del loro documento rappresenta ancora oggi il focus della mappatura dei processi aziendali.

Un tempo il taylorismo, il fordismo e la nascita dell’ingegneria industriale guidavano l’innovazione. Oggi, i grandi settori sono più interessati alla trasformazione digitale, all’industria 4.0 e allo sviluppo agile. Tuttavia, l’obiettivo della modellazione dei processi aziendali è ancora quello di “trovare il modo migliore per svolgere il lavoro“, per qualsiasi azienda che voglia avere successo.

Da questo punto di vista, si può facilmente comprendere la scelta di Esteco – software house da decenni punto di riferimento nella produzione di software per il settore ingegneristico – di lanciare Cardanit, strumento online per la modellazione dei processi aziendali.

Gli standard per la mappatura dei processi aziendali si sono evoluti enormemente nel tempo e oggi sono più rilevanti che mai, poiché forniscono un linguaggio comune tra tutte le persone dell’azienda e il reparto IT, rappresentando la chiave per facilitare l’automazione dei processi.

Oggi il Business Process Modeling and Notation (BPMN 2.0), su cui Cardanit si basa, è lo standard de facto per modellare i processi aziendali. È ampiamente utilizzato e i relativi diagrammi possono essere facilmente esportati in XML, aprendo la strada all’automazione dei processi.    

Efficientare e modellare i processi aziendali: la sfida più grande di ogni organizzazione

Se pensiamo a un processo aziendale, possono venire in mente linee di assemblaggio, attività di logistica degli e-commerce, servizi di food delivery, onboarding per i nuovi dipendenti. I processi aziendali si trovano ovunque. Potremmo dire che qualsiasi azienda è efficiente solo quando lo sono i suoi processi.

Pensiamo, ad esempio, ai pit stop nelle gare automobilistiche o di moto. Richiedono competenze meccaniche, strumenti efficienti e parti meccaniche ad alte prestazioni. Ma ciò che davvero fa la differenza – ovvero ciò che fa vincere le gare – è la programmazione dei pit stop, la modalità e le tempistiche con cui vengono eseguiti. La buona riuscita di un pit stop si deve prima di tutto all’organizzazione del team di specialisti presenti al box.  

Di fatto, quello che conta è la capacità di pianificare efficacemente come e quando eseguire gli interventi; ma a fare la differenza è anche la capacità del team di essere flessibile e reattivo, ovvero in grado di affrontare e gestire gli imprevisti.   

Non è forse questa la più grande sfida di ogni azienda, indipendentemente dal settore in cui opera e dalle sue dimensioni?

Il miglioramento continuo dei processi aziendali: dai modelli As-Is ai modelli To-Be

Migliorare i processi aziendali rappresenta un obiettivo primario per l’azienda, a cui essa deve mirare costantemente. Nella realtà raramente migliorare i processi significa rivoluzionare completamente il modo di lavorare dell’organizzazione o progettare processi da zero. Spesso le aziende possono migliorarsi anche apportando piccoli cambiamenti o mappando i processi esistenti, quelli che nel gergo BPM vengono definiti “modelli As-Is”.

Per prima cosa è necessario effettuare un’analisi dei processi esistenti nell’organizzazione, senza però modificarli. Prima di apportare cambiamenti e miglioramenti, infatti, è fondamentale comprendere come funzionano attualmente le cose. Per realizzare una mappatura corretta di ogni fase del processo è necessario il contributo di figure dell’azienda ad ogni livello, dal top management fino agli operatori che eseguono i processi, maggiormente consapevoli di ogni attività e criticità.

Questa fase è fondamentale e spesso richiede l’intervento di professionisti nell’analisi e nella digitalizzazione dei processi, in grado di guidare un percorso di trasformazione profonda dell’azienda. Anche l’utilizzo di tecnologie performanti e dedicate è importantissimo: le funzionalità offerte da Cardanit per facilitare la comunicazione  – tra cui la possibilità di condividere e commentare i modelli, di generare automaticamente report e la presenza della chat integrata – permettono di semplificare notevolmente le operazioni.

Una volta approvato il modello As-Is, si può passare alla seconda fase: individuare i colli di bottiglia del processo per identificare percorsi più efficaci. Non sempre però tutte le parti dell’organizzazione si troveranno d’accordo sulla direzione da prendere per efficientare i processi.

Ecco perché consulenti e analisti devono proporre all’azienda diverse versioni del modello To-Be, (ovvero i processi futuri desiderati). Anche in questa fase Cardanit rappresenta uno strumento estremamente utile, poiché consente di confrontare diverse versioni e ripristinare facilmente variazioni dello stesso processo.

Infine, per ottenere il miglioramento continuo dei processi è ormai indispensabile avvalersi di tecniche di analisi dati che consentano, con rapidità ed efficacia, di modellare i processi aziendali, scoprirne i punti di debolezza, ed individuare i miglioramenti più opportuni sulla base di elementi fattuali. Per questo motivo Quin abbina a Cardanit il suo servizio Process Mining Plug-in.

Solo i modelli BPMN implementabili sono davvero utili

Parafrasando il famoso statistico George Box che disse “tutti i modelli sono sbagliati, alcuni modelli sono utili”, possiamo affermare che solo i modelli di processi aziendali che possono essere effettivamente compresi e utilizzati dall’azienda sono utili.

Lo standard BPMN, adottato da Cardanit, è concepito in modo che i flussi di lavoro siano facilmente comprensibili da analisti, professionisti IT e manager, senza necessità di ulteriori spiegazioni. Tuttavia, come per qualsiasi linguaggio, diversi livelli di competenza possono impattare sull’efficacia della comunicazione. Il documento ufficiale BPMN 2.0 pubblicato da OMG comprende oltre 500 pagine e 116 elementi, ma non è necessario conoscerli tutti: per avere il pieno controllo del processo ed evitare errori nei diagrammi è sufficiente saper utilizzare nel modo corretto gli elementi che rispondono agli scopi dell’organizzazione.

Cardanit, grazie alla funzionalità che trasforma un modello di processo aziendale in un report generato automaticamente, aiuta le organizzazioni a migliorare i loro processi e a trasferirli dall’editor alla realtà: tutte le informazioni integrative e le indicazioni fornite ad ogni passaggio del flusso di lavoro vengono visualizzate automaticamente nel report in modo tale da consentire alle parti interessate una visione dettagliata e a 360° del processo.

Società di consulenza come Quin, anche grazie all’utilizzo di software di gestione collaborativi come Cardanit, sono in grado di supportare efficacemente le organizzazioni nel percorso di Business Process Mapping and Modeling: rendere i processi più fluidi e agili permette alle figure chiave dell’azienda di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto, come individuare colli di bottiglia e processi più efficaci modificando solamente ciò che è necessario. L’obiettivo ultimo è portare all’interno dell’organizzazione un miglioramento importante sul piano operativo, strategico e decisionale, fondamentale per vincere le sfide del mercato.

Autore: Nela Lazarevic, Communications Specialist ESTECO, software house italiana che ha sviluppato Cardanit – Vai all’articolo Business Process modeling: Finding one best way to do work” with Cardanit