Personalizzazione. On demand. Tailor made. Il mercato si sta orientando sempre di più verso offerte cucite sulle esigenze del cliente e quindi su una produzione improntata al Make-To-Order. Ogni commessa diventa quindi un progetto con peculiarità e requisiti specifici, che richiedono grande attenzione e flessibilità nella gestione e pianificazione di tutti i processi coinvolti. 

Per le aziende che lavorano su commessa organizzare e governare in modo efficace e sinergico gli ambiti commerciali, di progettazione e operations è imprescindibile. E per raggiungere questo obiettivo è necessario implementare una gestione progetti agile, smart e integrata attraverso i giusti strumenti.  

Gestione progetti e commesse: strumenti e vantaggi 

Gestire i progetti aziendali oggi è sempre più complesso, costoso e con troppi margini di inaffidabilità, soprattutto per le realtà come quelle sopra citate, attive con produzione su commessa. Adottare l’ottica Make-To-Order, infatti, richiede un approccio improntato prima di tutto all’ottimizzazione dei costi e a una gestione puntuale di risorse umane e finanziarie. Come? Attraverso un’attenta attività di planning che permetta di monitorare in tempo reale i processi e le risorse coinvolte, di condividere in modo semplice documenti e informazioni e di mettere in rete i diversi strumenti aziendali. 

Ecco che in questi contesti una gestione integrata delle commesse con l’introduzione di strumenti di pianificazione dei progetti diventa una scelta obbligata per aumentare l’efficienza e la competitività dell’azienda.  

Un software per la gestione dei progetti permette una maggiore standardizzazione, e quindi semplificazione, dei processi di produzione, un migliore monitoraggio e controllo sullo stato di avanzamento della commessa, con un conseguente incremento di visibilità su eventuali criticità. Grazie all’adozione di un sistema di project management è possibile ridurre il numero di errori e ridurre i costi dovuti alla non conformità dei prodotti o evitare penali dovute a ritardi nelle consegne. In generale una maggiore condivisione dei dati consente una crescita complessiva dell’organizzazione, con una migliore messa a fuoco di ruoli e responsabilità da parte degli attori coinvolti nei processi.   

Requisiti e funzionalità di un buon sistema per gestire i progetti

Efficacia, efficienza, flessibilità e supporto alla strategia aziendale sono gli obiettivi chiave che indirizzano il processo di digital transformation di un’organizzazione che opera in ottica Make-To-Order. Risultati che per essere raggiunti richiedono la presenza di alcuni elementi: l’opportunità di pianificare la capacità in fase di demand per stabilire la data di consegna della commessa, la possibilità di analizzare il portfolio per formulare decisioni di prioritizzazione, la condivisione di informazioni di dettaglio per gestire un progetto, considerando sia l’incertezza del processo sia delle specifiche di prodotto. Essenziale, inoltre, il monitoraggio di tutte le fasi coinvolte e quindi dei KPI economici e operativi.  

Advanced Project Management: il sistema di gestione progetti e commesse di Quin  

Per portare a termine un progetto aziendale massimizzando performance e risultati è fondamentale scegliere gli strumenti più adeguati a gestire la complessità dei processi e monitorare lo stato di avanzamento del lavoro. Affidarsi a dei professionisti del settore, in grado di offrire una consulenza di alto profilo, con soluzioni tecnologiche all’avanguardia, è il primo passo da compiere. 

Forte di un’esperienza di 12 anni in ambito project management, Quin ha sviluppato Advanced Project Management (APM), una piattaforma per il planning e la gestione di progetti e commesse studiata per rispondere alle esigenze dei diversi attori aziendali: dalla direzione, al PMO, al project manager, per arrivare a responsabili di funzione e team operativo.  

Un software di gestione progetti smart, interconnesso e veloce, dalla user experience estremamente intuitiva, capace di supportare gli addetti ai lavori in ogni fase del processo aziendale: dallo sviluppo, alla realizzazione fino al monitoraggio dei progetti, grazie a funzionalità standard e personalizzaibili e a un pannello di controllo custom per ogni utente con task e progetti in progress su cui sta lavorando. 

Il sistema di project management di Quin permette di sistematizzare tutte le fasi consequenziali della gestione di un progetto: dalla raccolta delle idee, alla pianificazione della commessa a 360°, compresa la gestione dei carichi di lavoro. Il software comprende anche strumenti Agile e Lean per il controllo dell’esecuzione connessi in un unico ambiente e la possibilità di gestire SAL di progetto, oltre a mappare e analizzare criticità ad esso correlate. 

Il risultato è una piattaforma che consente di gestire progetti anche molto complessi con una visione sia a livello macro sia di dettaglio per rispettare le scadenze e ottimizzare il time management.  

L’introduzione di APM in Ergolines. Esempio di successo di una gestione smart dei progetti 

Ergolines, azienda italiana specializzata nella produzione di stirrer elettromagnetici e sensoristica per il settore siderurgico, ha scelto Quin come partner di un progetto di trasformazione digitale volto principalmente ad apportare miglioramenti in ambito monitoring e management di gestione della commessa. Inoltre, emergeva anche la necessità di avere un maggiore controllo sulle risorse aziendali e sui carichi di lavoro, nonché di centralizzare la documentazione in un unico luogo, per semplificare le procedure interne e supportare il post-vendita.  

Il cuore del percorso intrapreso da Ergolines insieme a Quin è rappresentato proprio dall’introduzione dell’Advanced Project Management, integrato con il sistema ERP esistente, e caratterizzato da alcune funzionalità custom – in aggiunta a quelle standard del software – realizzate appositamente per rispondere alle specifiche esigenze dell’Azienda.   

Quello di Ergolines rappresenta certamente un esempio di successo di come uno strumento di gestione progetti e commesse agile e smart, come l’APM di Quin, possa portare a tangibili benefici in termini di una migliore visibilità su tutte le fasi dei processi coinvolti, di riduzione degli errori e di ritardi nella delivery, di semplificazione dell’attività commerciale, nonché di diminuzione del tempo speso nella compilazione documentale da parte degli operatori – ora impiegati in attività a maggior valore aggiunto.