Il Process Mining è una metodologia che, raccogliendo ed elaborando dati, analizza e migliora i processi aziendali al fine di identificare punti di forza e criticità, restituendo una visione oggettiva alla quale fare riferimento per ponderare decisioni, trovare nuove soluzioni e pianificare interventi sui flussi. In questo articolo esploreremo come il Process Mining potenzia il Value Stream Mapping, focalizzandoci in particolare su come le due tecniche s’integrino a vicenda nel Lean Management e identificando come i punti deboli del VSM vengano completamente compensati.

Breve introduzione alle tecniche Lean e al Value Stream Mapping

Il Lean Management è un approccio alla gestione aziendale che mira a massimizzare il valore per il cliente minimizzando al contempo gli sprechi. Si basa su cinque principi fondamentali: definire il valore, identificare il flusso di valore, creare un flusso continuo, far “tirare” dal cliente la domanda di produzione e perseguire la perfezione.

Il Value Stream Mapping (VSM) è uno strumento di analisi visuale utilizzato nel Lean Management per identificare e migliorare le inefficienze nei processi di produzione o di servizio. Esso mira a rappresentare l’intero flusso di valore, evidenziando le attività che creano valore e gli sprechi presenti nel processo.

Di seguito sono riportati i passi fondamentali per realizzare un’analisi VSM:

1. Definire l’obiettivo: identificare il flusso di valore della famiglia tecnologica da analizzare e stabilire l’obiettivo dell’analisi, come ad esempio ridurre gli sprechi, aumentare l’efficienza, ridurre i tempi di attraversamento, o migliorare la qualità del prodotto/servizio.
2. Formare il team: selezionare un gruppo di persone coinvolte nel processo e con competenze complementari per partecipare attivamente all’analisi e al miglioramento del flusso di valore.
3. Mappare il flusso di valore attuale: raccogliere le informazioni sui processi relativi alla famiglia tecnologica attraverso osservazioni, interviste e documenti aziendali, e rappresentare graficamente il flusso di valore attuale utilizzando icone standard. Il diagramma dovrebbe includere tutte le attività coinvolte nel processo, i tempi di attesa, i materiali e le informazioni che fluiscono tra le attività, e le eventuali aree di spreco.
4. Analizzare il flusso di valore attuale: esaminare la mappa del flusso di valore attuale e identificare le aree di inefficienza, gli sprechi e le opportunità di miglioramento. Questo può includere l’eliminazione delle attività che non aggiungono valore, la riduzione dei tempi di attesa, la riduzione delle scorte o il miglioramento della comunicazione e del coordinamento tra le diverse funzioni aziendali, ecc…
5. Progettare il flusso di valore futuro: utilizzando le informazioni raccolte e le opportunità di miglioramento identificate, progettare un nuovo flusso di valore che sia più efficiente e che riduca gli sprechi. Questo può includere la modifica delle attività, la riassegnazione delle risorse o l’introduzione di nuove tecnologie e pratiche di lavoro.
6. Implementare il miglioramento: sviluppare un piano d’azione dettagliato per implementare le modifiche e i miglioramenti identificati nel flusso di valore futuro. Coinvolgere il team e l’organizzazione nel processo di implementazione e monitorare i progressi e i risultati ottenuti.
7. Revisione e miglioramento continuo: una volta implementate le modifiche, monitorare e valutare regolarmente il nuovo flusso di valore per identificare ulteriori opportunità di miglioramento e garantire il mantenimento degli standard di efficienza e qualità. Ripetere il processo di VSM per perseguire il miglioramento continuo e l’eccellenza operativa.

Cos’è il Process Mining e come funziona

Il Process Mining è una metodologia che combina l’analisi dei dati con la modellazione dei processi per scoprire, monitorare e migliorare i processi reali di un’organizzazione. Utilizzando i dati generati dai sistemi informativi aziendali, il Process Mining ricostruisce e visualizza i processi sotto forma di modelli grafici, evidenziando le variazioni, le inefficienze e le deviazioni rispetto ai processi ideali.

Perché l’integrazione del Process Mining nel Value Stream Mapping

Il Value Stream Mapping (VSM) è uno strumento efficace per identificare e analizzare le inefficienze nei processi aziendali, ma presenta alcuni punti deboli che il Process Mining può contribuire a migliorare:

1. Dipendenza da informazioni non sempre oggettive: il VSM si basa spesso su informazioni raccolte da interviste, osservazioni e documenti aziendali, che possono essere soggette a errori, imprecisioni o “pregiudizi”. Il Process Mining, invece, utilizza esclusivamente dati oggettivi generati dai sistemi informativi, garantendo un’analisi più accurata e affidabile dei processi reali.
2. Difficoltà nell’identificare variazioni e deviazioni: in contesti di elevata complessità il VSM offre una rappresentazione semplificata dei processi aziendali e delle loro prestazioni complessive; ciò può determinare il fatto di non essere in grado di catturare tutte le variazioni e le deviazioni che si verificano nella realtà. Il Process Mining, attraverso l’analisi dei dati, può identificare con precisione queste variazioni e deviazioni, permettendo un’analisi più dettagliata e completa dei processi.
3. Limitazioni nella frequenza di aggiornamento: il VSM rappresenta una fotografia “istantanea” di una famiglia tecnologica eseguita in un preciso momento temporale e richiede tempo e risorse per essere aggiornato e mantenuto, il che può limitare la frequenza con cui viene rivisto e adattato alle nuove condizioni aziendali. Il Process Mining, grazie alla sua capacità di analizzare rapidamente grandi quantità di dati, può fornire aggiornamenti più frequenti e tempestivi sullo stato dei processi (una sorta di “Value Stream Mapping dinamica”).
4. Mancanza di esaustività di metriche quantitative: il VSM fornisce principalmente una rappresentazione visuale dei processi e delle loro prestazioni, restituendo come indicatore “principe” l’efficienza di flusso relativa al momento in cui è stato mappato il flusso. Il Process Mining, invece, consente di calcolare e visualizzare “in modo dinamico” una vasta gamma di metriche quantitative, come i tempi di attesa e delle code di tutti i flussi, il numero di passaggi in un processo e la durata delle singole attività, i tempi ciclo equivalenti impiantistici a fronte di un giro mix, l’efficienza di flusso di tutte le famiglie tecnologiche, etc facilitando la valutazione delle performance dei processi e l’identificazione delle aree di miglioramento.
5. Inefficacia nell’analisi di processi complessi o ad alta variabilità: il VSM può essere meno efficace nell’analisi di processi complessi o con elevata variabilità, in quanto la sua rappresentazione semplificata può non essere sufficiente per comprendere tutte le sfaccettature del processo. Il Process Mining è in grado di analizzare anche processi complessi e ad alta variabilità, offrendo una visione dettagliata delle relazioni tra le diverse attività e delle dinamiche interne al processo.
6. Il Value Stream Mapping è la rappresentazione del flusso di una sola famiglia tecnologica; in presenza di diverse famiglie tecnologiche occorre mappare tanti flussi quante sono le famiglie (o quantomeno le principali) per ottenere la vista d’insieme degli impatti che i singoli miglioramenti generano nell’insieme. Il Process Mining permette di considerare e mappare tutte le famiglie tecnologiche in “un’unica soluzione”. Ciò permette maggior consistenza e velocità di analisi.

In definitiva, il Process Mining può migliorare diversi aspetti del Value Stream Mapping, fornendo un’analisi più accurata, dettagliata e basata sui dati dei processi aziendali, e permettendo di identificare e risolvere più efficacemente le inefficienze e gli sprechi.

Benefici del Process Mining nelle tecniche Lean

Vogliamo sintetizzare in pochi punti i benefici che l’utilizzo del Process Mining può portare nelle tecniche Lean, e in particolare nel VSM:

1. Miglioramento della “visibilità d’insieme” e comprensione dei processi aziendali: il Process Mining offre una visione chiara e dettagliata di tutti i flussi dei processi reali, facilitando l’identificazione delle opportunità di miglioramento e la comprensione delle dinamiche interne all’organizzazione.
2. Riduzione dei tempi di analisi e ottimizzazione dei processi: grazie alla sua capacità di analizzare rapidamente grandi quantità di dati, il Process Mining può accelerare il processo di identificazione e risoluzione dei problemi, riducendo i tempi di implementazione delle soluzioni Lean.
3. Aumento dell’efficienza e della produttività: l’integrazione del Process Mining nel VSM può contribuire a identificare e rimuovere ulteriori sprechi e inefficienze non raccolti attraverso una mappatura grafica, migliorando ulteriormente l’efficienza dei processi e aumentando la produttività complessiva dell’organizzazione.
4. Identificazione di nuove opportunità di miglioramento e riduzione degli sprechi: il Process Mining può rilevare aree di miglioramento e sprechi nascosti che potrebbero essere trascurati senza un’analisi basata sui dati, permettendo alle aziende di concentrarsi su interventi mirati e concreti.

Ma allora Value Stream Mapping è “superato”?

Il Process Mining e il Value Stream Mapping nel Lean Management forniscono un’analisi più robusta basata sui dati e una visione dettagliata dei processi reali, ma non lo sostituisce completamente per diverse ragioni:

1. Complementarietà delle metodologie: il VSM e il Process Mining si focalizzano su aspetti diversi dell’analisi dei processi. Il VSM si concentra sulla comprensione del flusso di valore e sull’identificazione delle attività che creano valore e degli sprechi, mentre il Process Mining si basa sull’analisi dei dati per scoprire, monitorare e migliorare i processi reali. Entrambi gli strumenti offrono prospettive complementari e, quando utilizzati insieme, possono fornire una visione più completa e approfondita dei processi aziendali.
2. Approccio olistico del VSM: il VSM offre una visione olistica del flusso di valore, considerando non solo le attività direttamente coinvolte nel processo ma anche le relazioni e le interazioni tra le diverse funzioni aziendali. Il Process Mining, pur fornendo un’analisi dettagliata dei processi, può non essere in grado di catturare completamente questi aspetti sistemici e le loro implicazioni anche se l’insieme di tutti i dettagli permette di costruire l’insieme.
3. Coinvolgimento delle persone e gestione del cambiamento: il VSM è uno strumento che coinvolge attivamente i membri dell’organizzazione nella mappatura e nell’analisi dei processi, promuovendo la comprensione condivisa dei problemi e facilitando la gestione del cambiamento. Il Process Mining, pur essendo efficace nell’identificazione delle inefficienze, può non avere lo stesso impatto sul coinvolgimento delle persone e sulla gestione del cambiamento, che sono aspetti cruciali per il successo delle iniziative Lean.
4. Adattabilità e flessibilità del VSM: il VSM è uno strumento visuale e flessibile che può essere facilmente adattato per analizzare e comunicare diversi tipi di processi e flussi di valore. Il Process Mining, sebbene potente, può richiedere competenze e risorse specifiche per l’analisi e la personalizzazione dei modelli di processo, il che potrebbe limitarne l’applicabilità in alcuni contesti.
5. Focus sulle opportunità di miglioramento: il VSM si concentra sulla definizione delle opportunità di miglioramento e sull’identificazione delle azioni specifiche per ridurre gli sprechi e aumentare il valore. Il Process Mining può evidenziare le inefficienze e le deviazioni, ma potrebbe non fornire direttamente le soluzioni per affrontare questi problemi. L’integrazione del Process Mining nel VSM può aiutare a identificare le aree di intervento, ma sarà ancora necessario utilizzare il VSM per definire e implementare le azioni di miglioramento.

In definitiva: il process mining non supera il VSM, lo potenzia.

Conclusioni

Il Process Mining rappresenta un potente alleato per il Value Stream Mapping e le tecniche di Lean Management in generale, offrendo una visione basata sui dati dei processi reali e contribuendo all’identificazione e alla risoluzione delle inefficienze e degli sprechi.
Integrando il Process Mining nel VSM, le aziende possono beneficiare di un’analisi più accurata e dettagliata dei loro processi, accelerando il processo di ottimizzazione e migliorando l’efficienza complessiva.
Le prospettive future per il Process Mining e il Lean Management sono promettenti, con nuove tecnologie e metodologie che potrebbero ulteriormente potenziare l’efficacia di questi strumenti nella gestione dei processi aziendali.